Onboarding ne demek? Süreç, örnekler ve kontrol listesi

Onboarding, yeni çalışanın işe alındıktan sonra şirkette fiilen işe başlamasıdır. Kelime İngilizce on board'dan gelir: kişi kadroya binmiştir, sıra geminin nasıl işlediğini öğrenmesine gelir. Türkçe karşılığı çoğu yerde oryantasyondur. İki arama aynı kapıya çıkar; bu yazı İngilizce terimin iş konuşmasında nasıl kullanıldığına bakar.

Onboarding işe alım değildir. İşe alım ilan, mülakat, teklif ve sözleşmeyle biter. Onboarding ondan sonra başlar. Karıştıklarında İK "alımdı bitti", yönetici "zaten masada" der; yeni kişi iki hafta kime soracağını arar.

Onboarding ile oryantasyon farkı var mı

Pratikte çoğu Türk şirketinde yoktur. Fark, hangi dilde arandıkları ve kimin konuştuğudur:

• İK ve uluslararası ekipler "onboarding" der
• Saha, fabrika, kamu dili "oryantasyon" veya "işe alıştırma" der
• Bazı danışmanlar onboarding'i 90 güne, oryantasyonu ilk güne sıkıştırır. Bu ayrım faydalı bir takvimdir, iki ayrı ürün değildir

Bu yazı 90 günlük paketi onboarding diye çağırır. İlk gün hâlâ paketin parçasıdır; paket ilk gün değildir.

Süreç nasıl durur: 30, 60, 90

İyi giden onboarding üç durağa yayılır. Hepsi aynı pazartesiye sıkıştırılmaz.

İlk 30 gün

Hesaplar, güvenlik, ekip, rolün durduğu yer. Küçük ve gerçek bir iş. Otuzuncu günde kişi rutin işi yardımsız yapabilmelidir. Yapamıyorsa eksik araçtır, eksik anlatımdır veya iş tarifi yoktur. Üçü de listenin işidir.

60. gün

Sık istisnalar. "Bunu X'e sor" listesi kısalır. Kişi aynı hatayı ikinci kez yapmamalıdır. Yöneticiyle kısa bir konuşma: ne takılıyor, hangi madde hâlâ açık.

90. gün

Rolün beklenen çıktısı. Bu, yıllık performans formunun kopyası değildir. Soru şudur: bu kişi bu kadro için tutulduysa, tutulma gerekçesi artık görünüyor mu?

Kim neyi taşır

Onboarding'in en sık kırıldığı yer sahipliktir.

İK hesabı, evrakı, zorunlu eğitimi, listenin şablonunu taşır. Karşılayan kişiyi atar.

Yönetici ilk işi, kalite ölçüsünü, geri bildirimi taşır. "İK halleder" deyip 90 gün konuşmazsa süreç İK'nın elinde evrak, sahada boşluk olur.

Yeni çalışan maddeyi işaretleyemezse liste yalandır. Kendi ekranında "bugün ne" görünmelidir.

Örnek: ofis rolü, ilk iki hafta

1. İlk günden önce: bilgisayar, e-posta, kapı, temel araçlar açık.
2. Gün 1: karşılayan kişi, acil çıkış, "kime soracağım" kâğıdı.
3. Gün 2-3: ekip, müşteri, "henüz dokunma" denilen sistemler.
4. Hafta 1: küçük teslimat. Bir kaydı düzeltmek, bir raporu okumak yeter.
5. Hafta 2: zorunlu eğitimlerin tarihi; 30. gün konuşması takvimde.

Saha rolünde sıra değişir: güvenlik turu öne alınır, müşteri anlatımı geriye kayar. Şablon aynı kalır, sıra role göre kesilir. learn.place tarafında bu, oryantasyon eğitimi senaryosunun işidir.

Kontrol listesi

Aşağıdaki set çoğu kadroya uyar. Daha kısa olabilir. Sahipsiz uzamaz, silinir.

1. Donanım ve hesaplar ilk günden önce hazır.
2. Karşılayan ve yedek kişi adı yazılı.
3. Güvenlik turu kayıtlı.
4. Zorunlu eğitimler bitiş tarihiyle atanmış.
5. İlk haftanın küçük işi tarif edilmiş.
6. 30 / 60 / 90 konuşmaları takvimde.
7. Açık madde kimin işi, listede görünür.

Liste kâğıtta durup kimse işaretlemiyorsa onboarding yoktur. Biten madde tarihi ve yapanı taşır.